Raport A3 – Kompendium Wiedzy

Raport A3 jest narzędziem jakościowym, który został rozpowszechniony w zakładach produkcyjnych Toyoty. Dzięki przedstawieniu wszystkich informacji poprzez prostą i spójną strukturę został on także doceniony przez inne przedsiębiorstwa.

Raport A3 – wprowadzenie

Powyższy dokument jest prostym narzędziem komunikacji, który zawiera niezbędne informacje służące do:

  • Podjęcia decyzji w odniesieniu do zatwierdzenia zaprezentowanej propozycji przygotowanej przez zespół wdrożeniowy
  • Podjęcia decyzji odnośnie działań, które muszą być przedstawione w odniesieniu do problemu, który rozwiązuje zespół
  • Przekazania informacji odnośnie statusu realizacji poszczególnych celów

Sama nazwa wywodzi się stąd, że raport ogranicza osobę, która go przygotowuje do jednej strony. Tym samym zmusza do „wyciągnięcia” syntezy z dostępnych informacji.

Kiedy należy stosować Raport A3

Odpowiedź może wydać się bardzo prosta. Dlaczego? Ponieważ jedna strona raportu w większości przypadków będzie lepszym sposobem, niż bardziej rozbudowany dokument.

Oczywiście zdążają się dziedziny nauki, gdzie nie unikniemy rozbudowanej formy przygotowanego dokumentu. Niemniej jednak w dynamicznym środowisku produkcyjnym przewagę zyskuje jednostronicowa struktura.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że mimo iż dane są przedstawione na jednej stronie, to nie możemy sobie pozwolić na ich „bylejakość”. Ważne, żeby były one jak najbardziej efektywne. Dzięki temu możliwe będzie podjęcie odpowiednich działań przez osoby decyzyjne. Możemy to osiągnąć poprzez jasny i precyzyjny przekaz faktów. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że osoby, którym będzie on zaprezentowany nie będą miały problemu z jego zrozumieniem.

W ten sposób możemy wywnioskować, że raport A3 jest świetnym narzędziem do jasnego przekazywania faktów. Inną zaletą jest znaczne uproszczenie lub wyjaśnienie bardziej kompleksowego mechanizmu powstawania problemu.

W trakcie opracowywania jednostronicowych raportów A3 z czasem dojdziesz do wniosku, że rozwija on umiejętności komunikacyjne i usprawnia przepływ informacji. Dlaczego jest to istotna informacja? Ponieważ w wielu sytuacjach, z jakimi mamy do czynienia w przedsiębiorstwie to właśnie te dwa czynniki prowadzą do powstawania zaburzeń i problemów.

Zalety zastosowania Raportu A3

Do podstawowych zalet zastosowania Raportu A3 należą:

  • Standardowa metoda komunikacji, zapewniona przez strukturę dokumentu
  • Skraca czas realizacji w odniesieniu do podjęcia decyzji
  • Wymusza proces uczenia zapobiegający powstawaniu błędów
  • Jest narzędziem wspomagającym proces wzajemnej komunikacji poprzez zaangażowanie pracowników
  • Uczy konstruktywnego podejścia do rozwiązywanego tematu
  • Wspiera w podejmowaniu odpowiednich decyzji
  • Wspiera pracę zespołową, ponieważ nie jest narzędziem przygotowywanym przez jedną osobę
  • Pozwala zdefiniować cel oraz sposób, w jaki należy go osiągnąć
  • Jest narzędziem służącym eliminacji strat. Dzięki temu szeroko jest stosowane w usprawnianiu procesów w myśl filozofii „lean manufacturing”

Raport A3, a rozwiązywanie problemów

Struktura tego dokumentu pozwala w prosty sposób rozpoznania sytuacji w oparciu o dostępne informacje. Uniwersalnym czynnikiem, który uzupełnia tworzenie tego dokumentu jest to aby mieć możliwość zobaczenia problemu, w miejscu jego wystąpienia. Samo przygotowanie Raportu A3 „za biurkiem” nie powinno być praktykowane. Inne aspekty, które są istotne, aby nastąpiła odpowiednia synergia między Raportem A3, a naszymi działaniami to:

  • Rozpatrywanie pojedynczego problemu
  • Zdefiniowanie odpowiednich działań blokujących (inne spotykane nazwy: korekcyjnej, tamujące, tymczasowe lub natychmiastowe)
  • Wyeliminuj przyczynę źródłową

Struktura Raportu A3

Przygotowując się do rozwiązywania problemów poprzez zastosowanie arkusza jednostronicowego musimy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: Co jest naszym celem? Kolejne etapy pozwalają nam na zastosowanie odpowiedniej metodologii, która będzie nas do tego celu prowadziła. Należą do nich:

Etap 1: Zdefiniuj typ informacji, który chcesz zastosować oraz cel

W tym kroku odpowiadamy na pytanie jaki jest cel raportu oraz jakie wnioski potrzebujemy zakomunikować. Musimy też pamiętać o tym, aby odpowiedzieć sobie na pytanie: jakie wnioski powinna wyciągną osoba, która będzie zapoznawać się z tym dokumentem.

Etap 2: Wybierz taki rodzaj Raportu A3 jaki potrzebujesz

Ten etap dotyczy celu, którym chcemy się zająć. Musimy pamiętać, że nie służy on tylko do rozwiązywania problemów. Może też służyć przedstawienia propozycji usprawnienia jakościowego, BHP / EKO, zużycia energii (taki istotnego w obecnych czasach!) lub poprawy wydajności. Dokument ten znajduje także zastosowanie jako dokument przekazujący dany tym informacji.

Etap 3: Zebranie faktów

Dr. Deming mówił, że bez danych jesteśmy kolejną osobą wyrażającą opinię. Pracując w motoryzacji zapadło mi w pamięć sformułowanie „let’s data speak”, czyli parafrazując na język polski: niech przemówią dane.

Tym samym już wiesz, jaki jest cel etapu 3. Przygotuj odpowiednie informacje odnośnie zebranych danych i jeśli to możliwe przeprowadź ich analizę.

Etap 4: Sprawdź zebrane dane

Zweryfikuj, czy raport posiada ciąg przyczynowo skutkowy prowadzący do załażonych wniosków.

Raport A3 – wskazówki dotyczące prawidłowego wypełniania dokumentu

Zebranie odpowiednich informacji to tylko część pracy jaką trzeba wykonać. Ważne jest także to jak są one przedstawione. Poniżej przedstawiono najlepsze praktyki, które usprawnią proces tworzenia tego typu dokumentu:

  • Pisz konkretnie podając fakty. Nie zostawiaj miejsca na niedomówienia lub interpretacje. Nie wychodź z założenia, że osoba czytająca raport A3 będzie wiedziała jakie wyciągnąć wnioski. Jeśli podane dane nie będą spójne lub zbyt ogólnikowe, to może dojść do kłopotliwych nieporozumień.
  • Używaj takiego stylu języka, aby dopasować go odpowiednio do odbiorcy. Postaraj się na dany temat spojrzeć z jego perspektywy.
  • Mówi się, że jeden obraz jest warty więcej niż 1000 słów. Z tego powodu staraj się stosować diagramy i/lub rysunki, tam gdzie według Ciebie jest to potrzebne. Jeszcze jedna ważna uwaga dla tego punktu. Nie powtarzaj informacji w formie graficznej, jeśli wcześniej wystąpiła ona już bezpośrednio w tekście.
  • Raport A3 może być napisany odręcznie. Ba. Może być nawet wypełniony ołówkiem. Ważne jest jednak, aby w przypadku pomyłki zastosować gumkę lub korektor. Dzięki temu estetyka dokumentu będzie cały czas na odpowiednim poziomie.
  • Sprawdź czy raport jest czytelny i przejrzysty. Jeśli nie jesteś w stanie udzielić jednoznacznej odpowiedź, poproś o pomoc członka zespołu. Inną alternatywą jest weryfikacja przez osobę, która nie miała wcześniej możliwości weryfikacji takiej dokumentacji. Mówimy wtedy o „świeżym spojrzeniu (en. fresh eye view).
  • Na koniec dodatkowa uwaga dotycząca słownictwa: unikaj błędów ortograficznych. Podobnie jak przy pisaniu ołówkiem, w przypadku jego wystąpienia użyj korektora lub gumki. Jeśli tego nie dopilnujemy, to odbiorca może odnieść wrażenie, że dokument był przygotowywany w pośpiechu. Przekłada się to oczywiście na niewystarczającą ilość czasu na odpowiednią analizę danego zagadnienia.

Rys. 1. Przykład formatki Raportu A3 – do pobrania w Bezpłatnych narzędziach

  • Stosuj punktory. Jest to świetne rozwiązanie, żeby skrócić długość tekstu, który występuje w opisie. Używając punktorów (en. bullet points) i stosując równoważniki zdań jesteś w stanie wyszczególnić kluczowe informacje w raporcie A3.
  • Raport A3 nie musi być piękny. Nie trzeba bo też przygotowywać na komputerze. Najistotniejsze jest to aby osoba, której będzie on prezentowany nie miała problemów w trakcie zapoznawania się z nim.
  • Jeśli raport A3 tworzony jest w zespole, to pamiętaj o jego podpisaniu przez każdego z nich. W tym działaniu nie chodzi tylko o sam podpis. To podejście daje innym możliwość przedyskutowania raportu z tobą. Jeśli dane zagadnienie jest powiązane z pracą każdej ze zmian, to pamiętaj, aby omówić z nimi wszystkimi. Taka sytuacja ma miejsce, kiedy przedstawiamy rozwiązanie dla eliminacji problemu jakościowego lub poprawy ergonomii pracy na danym stanowisku operacyjnym.

Na stronie „Bezpłatne narzędzia” można bezpłatnie pobrać formularz Excel z możliwością edycji do własnego użytku.

Nazwa dokumentu: Raport A3 – formatka – formularz Excel

Pobierz BEZPŁATNIE nasze E-BOOKI

X