Dostarczając części do branży samochodowej każda organizacja jest świadoma, że musi spełniać w tym zakresie określone wymagania jakościowe oraz logistyczne. Wymaganiem IATF, które należy spełnić w tym zakresie jest punkt 9.1.2.1 Satysfakcja klienta – uzupełnienie.
W sytuacji, kiedy organizacja nie jest w stanie sprostać powyższemu wymaganiu może dojść do procesu eskalacji – Control Shipment. Każdy z klientów ma w swoich procedurach zdefiniowaną określoną ścieżkę eskalacyjną. Zaliczają się do której między innymi aktywności 100% kontroli materiału wysyłanego. Zwykle trwają one 5 tygodni. Powyższe sformułowanie funkcjonuje u następujących klientów jako:
– 3rd Party Containment & Problem Resolution / ex Control Shipment Level (CSL) dla grupy Stellantis (ex-FCA)
– Controlled Shipping (CS) dla GM, Stellantis (ex-PSA) oraz Daimlera.
Dodatkowy podział dotyczy bezpośrednio poziomu kontroli wysyłanego materiału do klientów.
Poziom 1 (Level 1) oznacza, że 100% kontrola jest przeprowadzana zasobami organizacji. Natomiast Poziom 2 (level 2) oznacza, że 100% kontrola jest realizowana poprzez firmę zewnętrzną, którą wynajmuje organizacja. Dla drugiego przypadku, że dostawca nie może wybrać dowolnej firmy, która może taką aktywność przeprowadzać, tylko musi korzystać z firm zewnętrznych, które są autoryzowane przez danego klienta.
Musimy też pamiętać, że dla tego poziomu wymagane jest aby organizacja poinformowała o takim fakcie swoją jednostkę certyfikującą. Dlaczego? Ponieważ to właśnie ona Certyfikuje oraz przeprowadza audyty nadzoru wg. IATF. Jeżeli klient poinformował nasz zakład o rozpoczęciu takiej aktywności, to warto pamiętać o kilku strategiach zarządzania 100% kontrolą wysyłek.
Strategia zamknięcia Control Shipment / Controlled Shipping (CS) / 3CPR w okresie jednego miesiąca
Dyskutując o CS musimy pamiętać, że każdorazowe jego otwarcie wiąże się z przyznaniem odpowiednich punktów karnych w Score Cardzie / Bid Liście klienta. Niemniej jednak jest to jedna z tych czynności, która automatycznie jest usuwana, w momencie, kiedy aktywność ulega zamknięciu (nie jest uwzględniana w rollingu w następnych miesiącach). Z tego powodu warto negocjować z klientem otwarcie CS’a na początku miesiąca, a następnie zamykać go na końcu tego samego miesiąca.
Dzięki temu nie będziemy uwzględniać go w bid liście. Nasuwa się tutaj jednak pytanie, dot. brakujących dni, kiedy ta aktywność musi jeszcze trwać. Na przykład jeśli CS zostanie otwarty 1 lipca, a zamknięty 31 lipca to wciąż brakuje nam proceduralnie 4 dni, żeby oficjalnie móc go zamknąć. Pamiętamy z początku artykułu, ze czas trwania CS’a wynosi 5 tygodni, a więc 35 dni.
W takim wypadku warto negocjować z klientem wcześniejszą możliwość jego zamknięcia, jednakże musimy pamiętać, że wiąże się to z długotrwałym wcześniejszym budowaniem relacji na odpowiednim poziomie. Natomiast, powyższa strategia nie jest stosowana, jeśli otwieramy CS w połowie danego miesiąca.
Zmiana poziomu kontroli z 2 na 1 dla Control Shipment / Controlled Shipping (CS) / 3CPR
Będąc w statusie specjalnym musimy wziąć pod uwagę, brak możliwości uczestniczenia w audycie nadzoru lub re-certyfikacji ze strony jednostki certyfikującej. W pierwszej kolejności będzie ona przeprowadzać w zakładzie produkcyjnym audyt specjalny.
Taka sytuacja może mieć miejsce, w momencie, kiedy będziemy posiadać poziom drugi dla 100% kontroli materiału wychodzącego . W przypadku gdy jesteśmy w trakcie trwania CS’a odpowiadającego temu poziomowi warto rozpocząć negocjacje z klientem. Czego będą dotyczyć? Zamiany CS’a poziom 2 na CS poziom 1.
Dodatkowo, możemy uzgodnić, że będziemy prowadzić CS 1 na takich samych warunkach jak CS 2. Oznacza to, że firma zewnętrzna będzie wykonywała go ze stawką zdefiniowaną kontraktowo przez klienta.
Wcześniejsze zamknięcie Control Shipment / Controlled Shipping (CS) / 3CPR przy wprowadzeniu i zwalidowaniu definitywnego działania korygującego (PCA)
Proceduralnie wprowadzamy każdego CS na okres 5 tygodni. Jednakże nie oznacza to, że powinniśmy go kontynuować do ostatniego dnia, jeśli wcześniej wprowadziliśmy odpowiednie definitywne działania korygujące.
Załóżmy, że po upływie 3 tygodni udało nam się w zakładzie wprowadzić rozwiązanie, które nie dość, że będzie dawało możliwość wykrycia potencjalnego problemu, to dodatkowo zapobiegnie jego występowaniu.
W takiej sytuacji nie powinniśmy czekać kolejnych 2 tygodni do czasu, kiedy rozpoczniemy procedurę zamykania CS’a z klientem. Co możemy zrobić? Rozpocząć negocjacje, w celu jego wcześniejszego zamknięcie argumentując to wprowadzonym działaniem definitywnym.
Warto wtedy zaproponować klientowi bezpośrednią weryfikację takich działań w zakładzie produkcyjnym, w celu jego dodatkowej walidacji. Takie podejście może pozwolić nam na wcześniejsze zamknięcie CS’a, a co za tym idzie zaoszczędzeniu określonej sumy pieniędzy.
Musimy pamiętać, że firmy zewnętrzne mogą mieć inne stawki niż te uzgodnione z klientem. Nawet wtedy gdy korzystamy z ich usług podczas wewnętrznych sortowań. Dotyczy to autoryzacji do przeprowadzania 100% kontroli poziomu drugiego.
 / Controlled Shipping (CS) / 3CPR – Strategie zarządzania eskalacją od klienta){kind=link}