Dostarczając części do branży samochodowej każda organizacja jest świadoma, że musi spełniać w tym zakresie określone wymagania jakościowe oraz logistyczne. Wymaganiem IATF, które należy spełnić w tym zakresie jest punkt 9.1.2.1 Satysfakcja klienta – uzupełnienie.

W sytuacji, kiedy organizacja nie jest w stanie sprostać powyższemu wymaganiu może dojść do procesu eskalacji. Każdy z klientów ma w swoich procedurach zdefiniowaną określoną ścieżkę eskalacyjną, do której między innymi zalicza się aktywność odnośnie 100% kontroli materiału wysyłanego  trwającą zwykle 5 tygodni. Powyższe sformułowanie funkcjonuje u następujących klientów jako:

Control Shipment Level dla grupy FCA

– Controlled Shipping dla GM, PSA oraz Daimlera.

Dodatkowy podział dotyczy bezpośrednio poziomu kontroli wysyłanego materiału do klientów.

Poziom 1 (Level 1) oznacza, że 100% kontrola jest przeprowadzana zasobami organizacji. Natomiast Poziom 2 (level 2) oznacza, że 100% kontrola jest realizowana poprzez firmę zewnętrzną, którą wynajmuje organizacja. Dla drugiego przypadku, że dostawca nie może wybrać dowolnej firmy, która może taką aktywność przeprowadzać, tylko musi korzystać z firm zewnętrznych, które są autoryzowane przez danego klienta. Musimy też pamiętać, że dla tego poziomu wymagane jest aby organizacja poinformowała o takim fakcie swoją jednostkę certyfikującą, która certyfikuje oraz przeprowadza audyty nadzoru wg. certyfikacji IATF.

Jeżeli klient poinformował nasz zakład o rozpoczęciu takiej aktywności, to warto pamiętać o kilku strategiach zarządzania 100% kontrolą wysyłek.

 

Strategia zamknięcia Control Shipment / Controlled Shipping (CS) w okresie jednego miesiąca

Dyskutując o CS musimy pamiętać, że każdorazowe jego otwarcie wiąże się z przyznaniem odpowiednich punktów karnych w Score Cardzie / Bid Liście klienta. Niemniej jednak jest to jedna z tych czynności, która automatycznie jest usuwana, w momencie, kiedy aktywność ulega zamknięciu (nie jest uwzględniana w rollingu w następnych miesiącach). Z tego powodu warto negocjować z klientem otwarcie CS’a na początku miesiąca, a następnie zamykać go na końcu tego samego miesiąca. Dzięki temu w bid liście nie będzie on uwzględniany. Nasuwa się tutaj jednak pytanie, dot. brakujących dni, kiedy ta aktywność musi jeszcze trwać. Na przykład jeśli CS zostanie otwarty 1 lipca, a zamknięty 31 lipca to wciąż brakuje nam proceduralnie 4 dni, żeby oficjalnie móc go zamknąć (pamiętamy z początku artykułu, ze czas trwania CS’a wynosi 5 tygodni, a więc 35 dni).

Strategia zamknięcia Control Shipment / Controlled Shipping (CS) w okresie jednego miesiąca

W takim wypadku warto negocjować z klientem wcześniejszą możliwość jego zamknięcia, jednakże musimy pamiętać, że wiąże się to z długotrwałym wcześniejszym budowaniem relacji na odpowiednim poziomie. Powyższa strategia nie ma natomiast zastosowania, jeśli CS będzie otwarty w połowie danego miesiąca.

 

Zmiana poziomu kontroli z 2 na 1 dla Control Shipment / Controlled Shipping (CS)

Będąc w statusie specjalnym musimy wziąć pod uwagę, brak możliwości uczestniczenia w audycie nadzoru lub re-certyfikacji ze strony jednostki certyfikującej, która w pierwszej kolejności będzie przeprowadzać w zakładzie produkcyjnym audyt specjalny.

Zmiana poziomu kontroli z 2 na 1 dla Control Shipment / Controlled Shipping (CS)

Taka sytuacja może mieć miejsce, w momencie, kiedy będziemy posiadać poziom drugi dla 100% kontroli materiału wychodzącego . W przypadku gdy jesteśmy w trakcie trwania CS’a odpowiadającego temu poziomowi warto rozpocząć negocjacje z klientem, w celu zamiany CS’a poziom 2 na CS poziom 1. Dodatkowo możemy uzgodnić, że CS 1 będzie cały czas prowadzony na takich samych warunkach jak CS 2, czyli że będzie wykonywany przez firmę zewnętrzną ze stawką zdefiniowaną kontraktowo przez klienta.

 

Wcześniejsze zamknięcie Control Shipment / Controlled Shipping (CS) przy wprowadzeniu i zwalidowaniu definitywnego działania korygującego (PCA)

Proceduralnie każdy CS jest wprowadzony na okres 5 tygodni. Jednakże nie oznacza to, że powinniśmy go kontynuować do ostatniego dnia, jeśli wcześniej wprowadziliśmy odpowiednie definitywne działania korygujące.

Wcześniejsze zamknięcie Control Shipment / Controlled Shipping (CS) przy wprowadzeniu i zwalidowaniu definitywnego działania korygującego (PCA)

Załóżmy, że po upływie 3 tygodni udało nam się w zakładzie wprowadzić rozwiązanie, które nie dość, że będzie dawało możliwość wykrycia potencjalnego problemu, to dodatkowo zapobiegnie jego występowaniu. W takiej sytuacji nie powinniśmy czekać kolejnych 2 tygodni do czasu, kiedy rozpoczniemy procedurę zamykania CS’a z klientem, tylko rozpocząć negocjacje, w celu jego wcześniejszego zamknięcie argumentując to wprowadzonym działaniem definitywnym. Warto w takiej sytuacji zaproponować klientowi bezpośrednią weryfikację takich działań w zakładzie produkcyjnym, w celu jego dodatkowej walidacji. Takie podejście może pozwolić nam na wcześniejsze zamknięcie CS’a, a co za tym idzie zaoszczędzeniu określonej sumy pieniędzy. Musimy pamiętać, że firmy zewnętrzne, nawet jeśli korzystamy z ich usług przy wewnętrznych sortowaniach będą posiadać inne stawki od tych jakie są uzgodnione z odpowiednim klientem jako autoryzacja do przeprowadzania 100% kontroli poziomu drugiego.