Go&See audyt krok po kroku: jak sprawdzić proces na hali?

Dokumentacja wygląda dobrze. Plan kontroli jest aktualny. Instrukcja znajduje się na stanowisku. Operator został przeszkolony. Zapisy z kontroli są uzupełnione.

Czy to oznacza, że proces działa zgodnie z wymaganiami?

Niekoniecznie.

Dopiero podczas wizyty na hali okazuje się, że operator wykonuje kontrolę innym przyrządem niż ten wskazany w Planie Kontroli. Wyniki wpisuje pod koniec zmiany, a części podejrzane odkłada do nieopisanego pojemnika pod stołem montażowym.

Właśnie w takich sytuacjach pomaga Go&See audyt.

Co to jest Go&See audyt?

Go&See oznacza pójście do miejsca, w którym wykonywana jest praca, powstaje produkt albo wystąpił problem.

Audytor nie opiera swojej oceny wyłącznie na procedurach, raportach i wyjaśnieniach otrzymanych w sali konferencyjnej. Idzie na produkcję, obserwuje proces, rozmawia z operatorem i porównuje stan faktyczny z wymaganiami.

Podejście Go&See jest związane z japońską zasadą Genchi Genbutsu. Można ją rozumieć jako sprawdzenie faktów bezpośrednio w miejscu ich występowania.

W tym artykule używam określenia „Go&See audyt” jako nazwy praktycznej weryfikacji procesu na hali. Nie jest to osobny standard audytowy z jednym obowiązującym formularzem, sposobem punktacji i wymaganiami dotyczącymi kwalifikacji audytora.

Go&See można stosować podczas:

audytu procesu,
audytu dostawcy,
Layered Process Audit,
analizy reklamacji,
QRQC,
raportu 8D,
analizy A3,
weryfikacji działań korygujących,
codziennego nadzoru nad procesem.

Cel jest prosty: zobaczyć, jak proces działa podczas normalnej pracy.

Go&See audyt, Gemba Walk, LPA i audyt procesu

Te pojęcia bywają używane zamiennie, chociaż ich cele nie są takie same.

Podejście	Główny cel	Typowy zakres	Sposób dokumentowania
Go&See audyt	Zebranie faktów i porównanie praktyki z wymaganiami	Wybrany proces, operacja albo problem	Notatki, zdjęcia, dowody, lista działań
Gemba Walk	Poznanie procesu i rozmowa z osobami wykonującymi pracę	Obszar produkcyjny lub kilka procesów	Obserwacje i działania doskonalące
LPA	Regularne potwierdzanie przestrzegania wybranych standardów	Pytania przypisane do procesu i poziomu zarządzania	Formularz LPA i wynik audytu
Audyt procesu	Ocena zgodności, ryzyka i zdolności procesu	Ustalony zakres procesu produkcyjnego	Raport audytowy, ustalenia i ocena
QRQC	Szybka reakcja na problem przy jego źródle	Problem jakościowy lub procesowy	Tablica QRQC, działania natychmiastowe i dalszy plan

Go&See może być częścią każdego z tych działań.

Sam fakt wejścia na halę nie oznacza jednak, że przeprowadzono audyt. Potrzebny jest cel, zakres, wymagania odniesienia, dowody i decyzja dotycząca dalszych działań.

Kiedy przeprowadzić Go&See audyt?

Go&See często kojarzy się z reakcją na reklamację. Zastosowanie jest szersze.

Audyt można przeprowadzić, gdy:

klient zgłosił problem jakościowy,
wzrosła liczba braków wewnętrznych lub przeróbek,
występują różnice między zmianami produkcyjnymi,
uruchamiany jest nowy produkt,
wdrożono nowe oprzyrządowanie,
zmieniono materiał, parametr albo metodę kontroli,
audytor chce potwierdzić działanie Poka-Yoke,
trzeba ocenić skuteczność działania po raporcie 8D,
podobny problem wystąpił na innej linii lub w innym zakładzie.

Nie trzeba czekać na problem klienta. Krótki Go&See audyt może wykryć odstępstwo, zanim niezgodny produkt opuści zakład.

Jak przygotować Go&See audyt?

Dobry audyt zaczyna się przed wejściem na linię produkcyjną.

Nie chodzi jednak o spędzenie połowy dnia na przeglądaniu dokumentów. Przygotowanie ma pomóc audytorowi zrozumieć proces i wybrać obszary, które trzeba sprawdzić.

Określ cel

Cel powinien odpowiadać na pytanie:

Co chcę potwierdzić podczas wizyty na procesie?

Może to być:

sprawdzenie sposobu kontroli charakterystyki specjalnej,
potwierdzenie reakcji na wynik poza specyfikacją,
sprawdzenie identyfikowalności materiału,
weryfikacja działania Poka-Yoke,
ocena wdrożenia działania po reklamacji,
potwierdzenie zgodności procesu z planem kontroli,
sprawdzenie zabezpieczenia wyrobu niezgodnego.

Cel „sprawdzić proces” jest zbyt szeroki.

Audytor może wtedy zobaczyć wiele rzeczy, ale nie zebrać dowodów potrzebnych do odpowiedzi na najważniejsze pytanie.

Ustal zakres

Zakres może obejmować:

numer produkowanego wyrobu,
linię produkcyjną,
określoną operację,
wybraną zmianę,
konkretną partię,
system kontroli,
proces od przyjęcia materiału do wysyłki.

Przy reklamacji dobrze jest rozpocząć od operacji, gdzie mógł być wygenerowany problem, oraz od miejsca, w którym powinien zostać wykryty.

Jest to o tyle ważnie, ponieważ, to nie zawsze jest to samo stanowisko.

Przygotuj dokumenty odniesienia

W zależności od celu mogą być potrzebne:

diagram przepływu procesu,
PFMEA,
plan kontroli,
instrukcja pracy,
instrukcja kontroli,
rysunek techniczny,
wyniki SPC,
raport braków wewnętrznych,
raport 8D,
zapis zatwierdzenia pierwszej sztuki,
wymagania dotyczące identyfikowalności,
standard reakcji na niezgodność.

Nie zabieraj całego segregatora. Wybierz dokumenty związane z audytowaną operacją i ryzykiem, które chcesz sprawdzić.

Go&See audyt krok po kroku

Krok 1. Idź do miejsca wykonywania pracy

Brzmi banalnie, ale wiele audytów w znacznej części nadal odbywa się głównie przy biurku. Audytor ogląda prezentację, sprawdza procedurę, przegląda kilka zapisów i pyta kierownika procesu, czy wszystko działa zgodnie z planem.

Odpowiedź łatwo przewidzieć. Podczas Go&See idziesz tam, gdzie:

materiał wchodzi do procesu,
wykonywana jest operacja,
powstaje dana charakterystyka produktu,
może zostać wygenerowana wada,
produkt jest kontrolowany,
odkładane są części niezgodne,
podejmowana jest decyzja o zwolnieniu partii.

Na początku poinformuj operatora, co będziesz sprawdzać. Celem jest ocena procesu, a nie złapanie pracownika na błędzie.

Krok 2. Obserwuj pełny cykl

Nie oceniaj procesu po zobaczeniu jednej czynności.

Obserwuj pełny cykl od pobrania komponentu do odłożenia wyprodukowanej części. Przy krótkich operacjach zobacz kilka kolejnych cykli produkcyjnych.

Sprawdź:

kolejność czynności,
sposób pobierania materiału,
używane narzędzia,
sposób bazowania części,
kontrolę produktu,
zapisywanie wyniku,
oznaczenie gotowego wyrobu,
reakcję na zakłócenie.

Zwróć uwagę na czynności wykonywane „od czasu do czasu”.

Może to być kontrola pierwszej sztuki, weryfikacja Poka-Yoke, przezbrojenie albo pomiar wykonywany raz na godzinę.

Jeśli audyt trwa 15 minut, łatwo taką czynność pominąć. Poproś operatora o jej pokazanie.

Krok 3. Poproś operatora o pokazanie procesu

Pytania zamknięte dają przewidywalne odpowiedzi.

„Czy wykonuje Pan kontrolę zgodnie z instrukcją?”

Najczęściej usłyszysz: „Tak”.

Lepsze pytanie brzmi:

„Proszę pokazać, jak wykonywana jest kontrola tej charakterystyki”.

Operator pokazuje wtedy:

jaki przyrząd kontrolny wybiera,
gdzie znajduje wymaganie,
jak pozycjonuje część,
ile pomiarów wykonuje,
gdzie zapisuje wynik,
co robi po otrzymaniu wyniku niezgodnego.

Audytor otrzymuje dowód, a nie deklarację. Dobre pytania podczas Go&See zaczynają się od:

pokaż,
wyjaśnij,
co robisz, gdy,
skąd wiesz,
gdzie znajduje się,
kto podejmuje decyzję.

Krok 4. Porównaj praktykę ze standardem

Teraz porównaj obserwowaną pracę z dokumentacją. Sprawdź, czy zgadzają się:

kolejność operacji,
parametry procesu,
częstotliwość kontroli,
metoda pomiaru,
używany przyrząd kontrolno-pomiarowy,
wielkość próbki,
kryterium akceptacji,
sposób reakcji,
oznaczenie produktu,
sposób zapisywania wyników.

Szukaj również spójności między dokumentami. PFMEA może wskazywać kontrolę automatyczną, plan kontroli pomiar manualny, a instrukcja nie zawierać żadnej z tych informacji.

Gdy tymczasem na stanowisku operator wykonuje natomiast kontrolę wzrokową.

Każdy dokument osobno wygląda poprawnie. Dopiero porównanie pokazuje problem.

Krok 5. Sprawdź produkt i materiał

Go&See audyt nie kończy się na obserwacji operatora.

Sprawdź fizycznie:

komponenty na wejściu do procesu (na magazynie i sposób dostarczania na stanowisko),
opakowanie,
etykietę materiału,
produkcję międzyoperacyjną,
części po kontroli,
wyrób gotowy,
pojemnik na części niezgodne,
wzorce pozytywne i negatywne,
status partii oczekującej na decyzję.

Zwróć uwagę na części odłożone obok stanowiska.

Pojemnik bez etykiety, detal na parapecie (widziałem takie cudo w jednym z centrów technicznych – służył do blokowania okna) albo kilka komponentów w szafce lidera często oznaczają, że proces zarządzania wyrobem podejrzanym ma lukę.

Zapytaj:

„Jaki jest status tych części?”

Jeżeli nikt nie potrafi odpowiedzieć, masz punkt startowych do dalszej weryfikacji.

Krok 6. Zweryfikuj zapisy

Zapis powinien potwierdzać wykonanie działania. Sam podpis nie daje jeszcze pewności, że kontrolę wykonano prawidłowo.

Sprawdź:

kiedy utworzono zapis,
kto go wprowadził,
czy wynik odpowiada produkowanej partii,
czy częstotliwość zgadza się z planem kontroli,

Przykład?

Plan kontroli wymaga pomiaru pięciu sztuk co godzinę. Formularz zawiera jeden wynik na godzinę.

Czy operator zmierzył pięć części i wpisał tylko jeden wynik? Czy zmierzył jedną część? A może skopiował wynik z wcześniejszego pomiaru?

Nie zakładaj z góry co się wydarzyło. Poproś o pokazanie sposobu wykonania kontroli.

Krok 7. Oceń ryzyko

Nie każde odstępstwo ma taki sam wpływ. Brak podpisu na formularzu może być błędem w zapisie. Niewykonanie kontroli charakterystyki bezpieczeństwa może wymagać zatrzymania wysyłki i sprawdzenia wyprodukowanych partii.

Audytor powinien ustalić:

jaki produkt może być objęty problemem,
od kiedy występuje odstępstwo,
ile części wyprodukowano,
gdzie znajdują się podejrzane partie,
czy części mogły trafić do klienta,
czy kolejna kontrola wykryje problem,
czy trzeba uruchomić containment,
czy klient powinien zostać poinformowany.

Na tym etapie Go&See łączy się z QRQC i 8D. Najpierw zabezpiecz proces i klienta. Pełna analiza przyczyny może potrwać dłużej.

Krok 8. Zapisz ustalenie i przypisz działanie

Zdjęcie nie jest pełnym ustaleniem audytowym. Opis „brak porządku na stanowisku” również niewiele mówi.

Dobre ustalenie powinno zawierać cztery elementy:

wymaganie,
stan rzeczywisty,
dowód,
ryzyko lub skutek.

Przykład:

Plan kontroli wymaga pomiaru średnicy co godzinę na próbce pięciu sztuk. W zapisach z drugiej zmiany z 14 maja znajduje się jeden wynik na godzinę. Operator potwierdził, że mierzy jedną sztukę. Ogranicza to możliwość wykrycia zmienności procesu zgodnie z przyjętą metodą kontroli.

Działanie powinno mieć:

właściciela,
termin,
oczekiwany rezultat,
sposób potwierdzenia wykonania,
termin sprawdzenia skuteczności.

W tym wypadku działanie pod tytułem „Przeszkolić operatora” często nie wystarczy.

Trzeba sprawdzić, dlaczego proces pozwolił na pracę niezgodną ze standardem. Przyczyną może być nieczytelna instrukcja, brak czasu w cyklu, nieaktualny plan kontroli albo brak nadzoru nad zmianą.

Pytania audytora podczas Go&See

Poniższe pytania można dopasować do procesu:

Proszę pokazać, jak wykonywana jest ta operacja.
Skąd wiadomo, jaki produkt jest obecnie produkowany?
Jak sprawdza Pan lub Pani, czy parametry są prawidłowe?
Które charakterystyki produktu wymagają kontroli?
Jak często wykonywana jest kontrola?
Proszę pokazać ostatni wynik pomiaru.
Co dzieje się dla wyniku poza specyfikacją?
Kto może zatrzymać proces?
Gdzie odkładana jest część podejrzana?
Jak oznaczany jest wyrób niezgodny?
Jak sprawdzane jest działanie Poka-Yoke?
Proszę pokazać test z użyciem wzorca negatywnego.
Co dzieje się po awarii maszyny?
Jak potwierdzana jest pierwsza dobra sztuka po restarcie?
Jak przekazywana jest informacja kolejnej zmianie?
Kiedy ostatnio wystąpił problem na tym stanowisku?
Jakie działanie wdrożono?
Jak sprawdzono jego skuteczność?
Co trzeba zrobić, aby na tym stanowisku wyprodukować część niezgodną?

To ostatnie pytanie to protip do weryfikacji naszych zapisów z PFMEA. Operatorzy często znają skróty, obejścia (by-passy) i słabe punkty procesu. Trzeba tylko pozwolić im o tym opowiedzieć.

Fakt, opinia czy założenie?

Podczas audytu łatwo pomieszać te trzy rzeczy.

Rodzaj informacji	Przykład
Fakt	Operator w trzech obserwowanych cyklach nie wykonał kontroli
Opinia	Operator nie traktuje jakości poważnie
Założenie	Druga zmiana prawdopodobnie pracuje tak samo
Dowód	Instrukcja wymaga kontroli każdej sztuki, a podczas obserwacji kontrola nie została wykonana

Audytor powinien zapisywać to, co zobaczył, usłyszał i potwierdził. Nie oceniaj intencji pracownika. Zdanie „operator zignorował instrukcję” sugeruje, że znasz jego motywację.

Bezpieczniejszy zapis brzmi:

Podczas czterech obserwowanych cykli operator nie wykonał kontroli wymaganej w punkcie 5 instrukcji stanowiskowej.

Taki opis można zweryfikować.

Najczęstsze błędy podczas Go&See audytu

Audyt zza biurka

Audytor analizuje procedury i zapisy, ale nie obserwuje wykonania operacji. Dokumentacja pokazuje założony proces. Go&See pokazuje proces wykonywany. Potrzebne są oba obrazy.

Rozmowa wyłącznie z kierownikiem

Kierownik zna cele, wskaźniki i wymagania. Operator zna codzienny przebieg pracy. Jeżeli audytor rozmawia tylko z osobą zarządzającą, może nie zobaczyć problemów związanych z dostępnością narzędzi, czasem cyklu, przekazywaniem zmiany i reakcją na zakłócenia.

Pytania sugerujące odpowiedź

„Czy zawsze sprawdzacie pierwszą sztukę?”

Tak postawione pytanie podpowiada oczekiwaną odpowiedź. Poproś o pokazanie ostatniego zatwierdzenia pierwszej sztuki oraz sposobu wykonania tej kontroli.

Obserwowanie jednego cyklu

Jeden poprawny cykl nie potwierdza stabilnego sposobu pracy. Operator może poprawić bazowanie części, pominąć kontrolę w kolejnym cyklu albo używać dwóch różnych metod w zależności od sytuacji.

Ocenianie pracownika zamiast procesu

„Błąd operatora” jest wygodnym zakończeniem analizy. Trzeba jeszcze sprawdzić:

czy instrukcja jest czytelna,
czy pracownik został przeszkolony,
czy ma czas na wykonanie kontroli,
czy narzędzie kontrolne jest dostępne,
czy metoda jest możliwa do zastosowania,

Natychmiastowe proponowanie rozwiązania

Audytor widzi problem i od razu mówi: „Trzeba przeszkolić operatora”. Być może.

Najpierw trzeba zebrać fakty i zrozumieć, dlaczego proces działa inaczej niż opisano. Inaczej działanie usunie objaw na kilka dni, a problem wróci.

Brak ponownej wizyty

Działanie zostało zamknięte w systemie. Załączono instrukcję i listę obecności ze szkolenia. Czy proces działa prawidłowo?

Trzeba wrócić na stanowisko i to sprawdzić. Go&See powinno pojawić się również podczas oceny skuteczności działań.

Checklista Go&See audytu

Przed zakończeniem audytu sprawdź:

Przygotowanie

Czy cel audytu został jasno określony?
Czy zakres obejmuje produkt, proces i zmianę?
Czy mam właściwe dokumenty odniesienia?
Czy znam ostatnie problemy i reklamacje dotyczące procesu?

Obserwacja

Czy zobaczyłem pełny cykl pracy?
Czy obserwowałem kilka kolejnych cykli?
Czy sprawdziłem materiał, produkt i oznaczenia?
Czy zobaczyłem wykonanie kontroli?
Czy sprawdziłem reakcję na wynik niezgodny?
Czy zweryfikowałem Poka-Yoke lub inne zabezpieczenie?

Rozmowa z operatorem

Czy zadawałem pytania otwarte?
Czy poprosiłem o pokazanie czynności?
Czy rozmawiałem z osobą, która wykonuje pracę?
Czy sprawdziłem sposób przekazywania informacji między zmianami?

Dowody

Czy porównałem PFMEA z planem kontroli i instrukcją?
Czy sprawdziłem zapisy z tej samej partii lub zmiany?
Czy oddzieliłem fakty od opinii?
Czy określiłem zakres produktu objętego ryzykiem?

Działania

Czy uruchomiono zabezpieczenie, jeśli było potrzebne?
Czy każde działanie ma właściciela i termin?
Czy ustalono sposób oceny skuteczności?
Czy zaplanowano ponowne Go&See?

Zanim wrócisz do sali konferencyjnej

Po zakończeniu obserwacji zatrzymaj się na chwilę przy procesie.

Sprawdź, czy potrafisz odpowiedzieć na trzy pytania:

Jak proces powinien działać?
Jak działał podczas audytu?
Jakie ryzyko wynika z różnicy między tymi dwoma stanami?

Jeżeli odpowiedzi opierają się na dowodach, Go&See spełniło swoje zadanie. Jeżeli bazują głównie na zapewnieniach, że „zawsze robimy to prawidłowo”, trzeba zostać na hali produkcyjnej dłużej.

Chcesz uporządkować swoje wizyty na produkcji? Pobierz bezpłatnie checklistę „Go&See audyt: pytania i obszary do sprawdzenia” i wykorzystaj ją podczas kolejnego audytu procesu.

Dariusz Kowalczyk