Audyty warstwowe (Layered Process Audits – LPA) są jednym z istotniejszych elementów doskonalenia systemu zarządzania jakością organizacji.
Dzięki ich właściwemu przeprowadzaniu zyskujemy pewność, że ilość obciążeń za problemy jakościowe z rynku oraz 0-km nie będą afektować głównych działań operacyjnych w firmie. Zagwarantują też zmniejszanie ich występowania.
Dodatkowo nie możemy zapomnieć też o kwestiach związanych z bezpieczeństwem, elementami utrzymania ruchu, które mogą być wykonywane przez pracowników produkcyjnych. Możemy także zidentyfikować zgłoszenia wewnętrzne, czyli niezgodności, które nie zostały przekazane klientom.
Te kwestie oczywiście też należą do zakresu weryfikacji LPA, dlatego przeprowadzając audyty warstwowe warto pamiętać o kilku dobrych praktykach, które pozwalają na zwiększenie ich efektywności oraz podniesienie świadomości zarówno audytorów jak i osób uczestniczących w audycie
Komunikacja, komunikacja i jeszcze raz komunikacja
W momencie, kiedy jesteśmy dedykowani do przeprowadzenia audytu warstwowego na linii produkcyjnej warto wcześniej ustalić:
– godzinę rozpoczęcia audytu,
– oraz czas trwania audytu z liderem produkcji, u którego taka aktywność będzie przeprowadzana.
Wynika to z faktu, iż lider produkcji oprócz uczestnictwa w audycie ma do wykonania wiele innych działań podczas trwania zmiany. Sam audyt LPA, który chcemy zrealizować z całą pewnością nie będzie należał do jego najważniejszych priorytetów.
Nie znaczy to automatycznie, że produkcja podchodzi to przeprowadzania LPA w sposób marginalny.
Podczas spotkania z liderem warto też ustalić, jaka stacja produkcyjna będzie audytowana. W jakim celu? Żeby przekazać informację pracownikowi, którego wiedza będzie weryfikowana. Dodatkowo lider będzie miał możliwość wcześniejszego przygotowania odpowiedniej dokumentacji stanowiskowej.
Warto o tym pamiętać, jeśli nie jest ona bezpośrednio dostępna na stanowisku pracy. Najczęściej lider przechowuje ją przy ambonce.
Kalibracja, czyli zwiększanie kompetencji między poszczególnymi poziomami osób przeprowadzających audyty warstwowe
Sama nazwa audytów warstwowych pochodzi od poziomu osób (warstw), które go przeprowadzają. Zwykle do czynienia mamy z 3 poziomami. Począwszy od lidera produkcji, który audyt przeprowadza na swojej zmianie, poprzez kierowników średniego szczebla. Ostatnim poziomem jest dyrektor zakładu lub dedykowana osobie z wyższego kierownictwa.
Rys. 1 Przykład raportowania poziomu przeprowadzenia audytów dla poszczególnych linii produkcyjnych
Takie podejście daje możliwość kalibrowania się audytorów miedzy ich poszczególnymi poziomami, w celu wypracowania właściwej interpretacji odnośnie stwierdzonej niezgodności. W praktyce audytor z jednego poziomu (np. kierownik) zaprasza do uczestnictwa w audycie audytora z innego poziomu np. lidera produkcji.
W ten sposób organizacja otrzymuje narzędzie do zwiększania kompetencji audytorów przeprowadzających audyty warstwowe.
Definiowanie właścicieli dla stwierdzonych niezgodności
Jedną z czynności jakie audytor przeprowadza po zrealizowanym audycie jest zaraportowanie stwierdzonych niezgodności wraz z właścicielem oraz planowaną datą ich zakończenia. Na tym etapie istotne jest, aby w sytuacji, kiedy będzie definiowana osoba odpowiedzialna za usunięcie niezgodności, była ona o tym fakcie poinformowana.
Dzięki takiemu podejściu można uniknąć sytuacji, kiedy taką osobą będzie inżynier procesu, który w audycie nie brał udziału. Problem możemy rozwiązać poprzez zdefiniowanie lidera jako właściciela dla wszystkich punktów otwartych. Następnie on sam będzie się bezpośrednio kontaktował z odpowiednimi osobami.
Drugim podejściem jest zorganizowanie spotkania zamykającego z liderem oraz osobami, które powinny być przypisane do stwierdzonych niezgodności. Dzięki takiemu podejściu można dodatkowo omówić wszystkie wnioski z audytu. Każda z osób biorąca udział w tym spotkaniu jest świadoma otwartych punktów, którymi trzeba w odpowiedni sposób zarządzić.
Audyt linii produkcyjnej vs. audyt stanowiska
Istotnym elementem podczas przeprowadzania audytów LPA jest weryfikacja każdego stanowiska pracy. Z tego powodu organizacja powinna zagwarantować, że dla każdej linii produkcyjnej będzie zweryfikowane każde stanowisko (przynajmniej raz w miesiącu). Tylko w ten sposób możemy potwierdzić weryfikację wszystkich stanowisk.
Jest to bardzo istotny punkt wyjścia do definiowania działań systemowych. W jakiej sytuacji? Kiedy na kilku stanowiskach zostanie stwierdzona taka sama niezgodność.
W celu zagwarantowania weryfikacji każdego stanowiska pracy poprzez audytorów można wspomagać się odpowiednim oprogramowaniem. Inną możliwością jest zarządzanie poprzez odpowiednią wizualizację. W tym celu do formularza LPA oraz listy z niezgodnościami dodaje się prosty arkusz z numerami stanowisk oraz datami przeprowadzenia audytów.
W ten sposób osoba przeprowadzająca taką aktywność posiada informacje jakie stacje były już audytowane w danym miesiącu, a jakie należy jeszcze sprawdzić.
Audyty Warstwowe – zarządzanie pytaniami
Ostatnią dobrą praktyką jest skupienie się na treści pytań zawartych na liście. Powinniśmy pamiętać, że podobnie jak FMEA jest „żywym dokumentem”, takie samo podejście należy stosować przy przeprowadzaniu audytów warstwowych.
Dlatego do modyfikacji pytań audytowych powinny być uwzględnione uwagi i spostrzeżenia po wizytach jednostki certyfikującej. Można oczywiście też rozpatrzyć uwagi od klientów, a także po audytach korporacyjnych.
Musimy też pamiętać, że klienci motoryzacyjni mogą posiadać dodatkowe wytyczne w tym temacie. Najlepszym przykładem jest GM, który rekomenduje, aby Tier 1 posiadał w liście audytowej jedno pole puste. Dzięki temu będziemy mogli stosować pytania przez zdefiniowany okres czasu.
Na przykład uruchomienie procedury Lock-out Tag-out (LOTO) w obszarze utrzymania ruchu lub weryfikacji skuteczności wdrożonych działań po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego).
Na stronie „Bezpłatne narzędzia” można bezpłatnie pobrać automatyczny formularz Excel z możliwością edycji.
Nazwa dokumentu: Formularz Audytu Wielopoziomowego – LPA Layered Process Audit – formularz Excel
Serdecznie zapraszamy do skorzystania w innowacyjnej formy szklenia „LPA – Audyty Warstwowe” w formie nagrań video realizowanego w ramach platformy szkoleniowej Automotive Quality Online.
