Najlepsze praktyki podczas przeprowadzania audytów warstwowych

Audyty warstwowe (Layered Process Audits – LPA) są jednym z istotniejszych elementów doskonalenia systemu zarządzania jakością organizacji. Dzięki ich właściwemu przeprowadzaniu zyskujemy pewność, że ilość obciążeń za problemy jakościowe z rynku oraz 0-km nie będą afektować głównych działań operacyjnych w firmie oraz zagwarantują zmniejszanie ich występowania.

Dodatkowo nie możemy zapomnieć też o kwestiach związanych z bezpieczeństwem, elementami utrzymania ruchu, które mogą być wykonywane przez pracowników produkcyjnych, a także możliwości identyfikacji zgłoszeń wewnętrznych, czyli niezgodności, które nie zostały wysłane do klientów. Te kwestie oczywiście też należą do zakresu weryfikacji LPA, dlatego przeprowadzając audyty warstwowe warto pamiętać o kilku dobrych praktykach, które pozwalają na zwiększenie ich efektywności oraz podniesienie świadomości zarówno audytorów jak i osób uczestniczących w audycie

Komunikacja, komunikacja i jeszcze raz komunikacja

W momencie, kiedy jesteśmy dedykowani do przeprowadzenia audytu warstwowego na linii produkcyjnej warto wcześniej ustalić godzinę oraz czas trwania audytu z liderem produkcji, u którego taka aktywność będzie przeprowadzana. Wynika to z faktu, iż lider produkcji oprócz uczestnictwa w audycie ma do wykonania wiele innych działań podczas trwania zmiany, a audyt, który chcemy zrealizować z całą pewnością nie będzie należał do jego najważniejszych priorytetów. Nie znaczy to automatycznie, że produkcja podchodzi to przeprowadzania LPA w sposób marginalny.

Podczas spotkania z liderem warto też ustalić, jaka stacja produkcyjna będzie audytowana, w celu przekazania takiej informacji pracownikowi, którego wiedza będzie weryfikowana. Dodatkowo lider będzie miał możliwość wcześniejszego przygotowania odpowiedniej dokumentacji stanowiskowej, jeśli nie jest ona bezpośrednio dostępna na stanowisku pracy – na przykład przechowywana jest przy ambonce lidera.

Kalibracja, czyli zwiększanie kompetencji między poszczególnymi poziomami audytorów

Sama nazwa audytów warstwowych pochodzi od poziomu osób (warstw), które go przeprowadzają. Zwykle do czynienia mamy z 3 poziomami, począwszy od lidera produkcji, który audyt przeprowadza na swojej zmianie, poprzez kierowników średniego szczebla, a skończywszy na dyrektorze zakładu lub dedykowanej osobie z wyższego kierownictwa. Takie podejście daje możliwość kalibrowania się audytorów miedzy ich poszczególnymi poziomami, w celu wypracowania właściwej interpretacji odnośnie stwierdzonej niezgodności. W praktyce audytor z jednego poziomu (np. kierownik) zaprasza do uczestnictwa w audycie audytora z innego poziomu np. lidera produkcji. W ten sposób organizacja otrzymuje narzędzie do zwiększania kompetencji audytorów przeprowadzających audyty warstwowe.

Definiowanie właścicieli dla stwierdzonych niezgodności

Jedną z czynności jakie audytor przeprowadza po zrealizowanym audycie jest zaraportowanie stwierdzonych niezgodności wraz z właścicielem oraz planowaną datą ich zakończenia. Na tym etapie istotne jest, aby w sytuacji, kiedy będzie definiowana osoba odpowiedzialna za usunięcie niezgodności, była ona o tym fakcie poinformowana. Dzięki takiemu podejściu można uniknąć sytuacji, kiedy taką osobą będzie inżynier procesu, który w audycie nie brał udziału. Problem możemy rozwiązać poprzez zdefiniowanie lidera jako właściciela dla wszystkich punktów otwartych. Następnie on sam będzie się bezpośrednio kontaktował z odpowiednimi osobami.
Drugim podejściem jest zorganizowanie spotkania zamykającego z liderem oraz osobami, które powinny być przypisane do stwierdzonych niezgodności. Dzięki takiemu podejściu można dodatkowo omówić wszystkie wnioski z audytu, a każda z osób biorąca udział w spotkaniu jest świadoma otwartych punktów, którymi trzeba w odpowiedni sposób zarządzić.

Audyt linii produkcyjnej vs. audyt stanowiska

Istotnym elementem podczas przeprowadzania audytów LPA jest weryfikacja każdego stanowiska pracy. Z tego powodu organizacja powinna zagwarantować, że dla każdej linii produkcyjnej będzie zweryfikowane każde stanowisko (przynajmniej raz w miesiącu).  Tylko w ten sposób możemy potwierdzić weryfikację wszystkich stanowisk. Jest to bardzo istotny punkt wyjścia do definiowania działań systemowych w sytuacji, kiedy na kilku stanowiskach zostanie stwierdzona taka sama niezgodność.

W celu zagwarantowania weryfikacji każdego stanowiska pracy poprzez audytorów można wspomagać się odpowiednim oprogramowaniem. Inną możliwością jest zarządzanie poprzez odpowiednią wizualizację. W tym celu do formularza LPA oraz listy z niezgodnościami dodaje się prosty arkusz z numerami stanowisk oraz datami przeprowadzenia audytów. W ten sposób osoba przeprowadzająca taką aktywność posiada informacje jakie stacje były już audytowane w danym miesiącu, a jakie należy jeszcze sprawdzić.

Listy pytań audytowych nie tworzymy tylko raz

Ostatnią dobrą praktyką jest zwrócenie uwagi na treść pytań jakie są umieszczone na liście. Powinniśmy pamiętać, że podobnie jak FMEA jest „żywym dokumentem”, takie samo podejście należy stosować przy przeprowadzaniu audytów warstwowych. Dlatego jako danymi wejściowymi do modyfikacji pytań audytowych powinny być uwzględnione uwagi i spostrzeżenia po wizytach jednostki certyfikującej oraz klientów, a także po audytach korporacyjnych. Musimy też pamiętać, że klienci motoryzacyjni mogą posiadać dodatkowe wytyczne w tym temacie. Najlepszym przykładem jest GM, który rekomenduje, aby Tier 1 posiadał w liście audytowej jedno pole puste, ponieważ dzięki temu możliwe będzie umieszczenie w nim pytania, które będzie stosowane przez pewien okres czasu – na przykład uruchomienie procedury Lock-out Tag-out (LOTO) w obszarze utrzymania ruchu lub weryfikacji skuteczności wdrożonych działań po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego).

div#stuning-header .dfd-stuning-header-bg-container {background-image: url(https://www.automotivequal.pl/wp-content/uploads/2018/01/art4.jpg);background-size: initial;background-position: top center;background-attachment: fixed;background-repeat: initial;}#stuning-header div.page-title-inner {min-height: 650px;}div#stuning-header .dfd-stuning-header-bg-container.dfd_stun_header_vertical_parallax {-webkit-transform: -webkit-translate3d(0,0,0) !important;-moz-transform: -moz-translate3d(0,0,0) !important;-ms-transform: -ms-translate3d(0,0,0) !important;-o-transform: -o-translate3d(0,0,0) !important;transform: translate3d(0,0,0) !important;}