Jeśli przeprowadzasz wewnętrzne audyty systemowe (IATF/ISO 9001) albo procesu produkcyjnego, ten tekst jest dla Ciebie. Kogo konkretnie mam na myśli? Liderów jakości, inżynierów procesu, mistrzów zmianowych i wszystkich, którzy na co dzień muszą połączyć trzy światy: wymagania, rzeczywistość hali i dowody w dokumentach. Nie będę tu „encyklopedyczny”. Interesuje nas plan audytu wewnętrznego, który da się wziąć w rękę i zrealizować bez chaosu.

Co zyskasz? Po pierwsze – klarowność. Wiesz, gdzie idziesz, po co idziesz i jakie dowody chcesz zobaczyć. Po drugie – tempo. Harmonogram dnia, który nie rozjedzie się po pierwszym przezbrojeniu. Po trzecie – jakość ustaleń. Zamiast dyskusji „czy to już niezgodność”, masz przygotowane kryteria, język faktów i sposób zapisu. A po czwarte – domknięcie pętli: plan od razu „spina się”, więc po audycie masz mniej odrobiny „papierologii”, a więcej rzeczywistych zmian.

Czym jest plan audytu wewnętrznego – i co musi zawierać?

Plan audytu powinien pełnić rolę scenariusza tego co sprawdzamy, na jakiej podstawie, w jakiej kolejności, z kim i jakimi metodami. To nie „ładny formularz”, tylko narzędzie sterujące Twoim czasem i jakością dowodów. Dobrze napisany plan pozwoli Ci przejść z punktu A (wymagania) do punktu B (dowdy) w zaplanowanym czasie – bez improwizacji i „wrócimy jutro”.

Mamy też oficjalną definicję planu audytu (bez rozróżnienia na wewnętrzny lub zewnętrzny), która jest przywołana w normie ISO 19011:

„opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z audytem”

Jest to też świetne rozwiązanie do planowania audytowanych obszarów z innymi audytorami pomocniczymi. W moim przypadku zwykle kilka dni przed zaplanowanym audytem organizuję spotkanie kalibrujące ustalając z pozostałymi osobami, kto będzie audytował dany obszar.

Dodatkowo definiowaliśmy, które procedury wewnętrzne (zakładowe) oraz korporacyjne będą przeglądane – oczywiście dla audytów systemowych).

Odniesienie do ISO 19011:2018 – co musi zawierać plan audytu systemowego

W przypadku wewnętrznych audytów systemowych trzymajmy się punktu odniesienia: ISO 19011:2018 (Wytyczne auditowania systemów zarządzania). Ten standard bardzo klarownie mówi, co plan audytu powinien zawierać co najmniej. Dzięki temu unikniesz „białych plam” i dyskusji przy przeglądzie lub audycie klienta.

• • Cele audytu – po co audyt jest prowadzony (zgodność, skuteczność, ryzyko, gotowość do audytu klienta itp.).

• • Zakres audytu – procesy/obszary, lokalizacje, jednostki organizacyjne, okres objęty audytem, wyłączenia.

• • Kryteria audytu i dokumenty odniesienia – normy (np. ISO 9001, standard IATF), procedury, instrukcje, CSR/OEM, poprzednie działania korygujące.

• • Zespół auditujący i role – lider audytu, auditorzy, eksperci techniczni, obserwatorzy; odpowiedzialności.

• • Strony audytowane i osoby kontaktowe – właściciele procesów, funkcje, kontakty.

• • Harmonogram / przebieg – np. daty, godziny, kolejność procesów, czas na wywiady, przegląd zapisów, wizytę na gemba, spotkania otwierające/zamykające.

• • Metody i techniki – wywiady, przegląd zapisów, obserwacja, sampling (próba), ewentualnie metody zdalne (Teams, udostępnianie ekranów).

• • Wymagane zasoby – dostęp do systemów, dokumentów, PPE/BHP, pozwolenia, tłumaczenia, język audytu.

• • Ryzyka i możliwości audytu – np. ograniczenia dostępu, poufność, kolizje czasowe, ograniczenia linii produkcyjnej.

• • Wymagania dot. raportowania – np. format i język raportu, termin wydania, klasyfikacja niezgodności/uwag, sposób dystrybucji, poufność.

• • Ustalenia logistyczne – zasady bezpieczeństwa. Np. ESD, zdjęcia/nagrywanie, punkty zbiórek, dostęp do stref specjalnych.

• • Działania poaudytowe – sposób zgłaszania działań korygujących, terminy, forma przeglądu skuteczności.

Tip praktyczny: w samym planie wpisuj numery dokumentów, wersje i właścicieli. ISO 19011 nie żąda konkretnego szablonu, ale im bardziej jednoznacznie opiszesz elementy powyżej, tym łatwiej będzie Ci obronić plan i „zapiąć” raport bez pytań o oczywistości.

Jakie są korzyści zastosowania?

Dla mnie jako audytora plan audytu traktuję jako notatnik wszystkich działań począwszy od zaplanowania, poprzez kalibrację, realizację i przygotowanie finalnego raportu.

Jest to też niezbity dowód dla audytorów jednostek certyfikujących dokumentujących ramy czasowe oraz zasoby jakie były wykorzystane przy danym audycie.

Na sam koniec.

Na stronie Bezpłatne narzędzia jakościowe możesz pobrać szablon Excel „Plan Audytu Wewnętrznego” – lekki, praktyczny i gotowy do użycia od razu. Zawiera m.in. plan godzinowy, listę obecności, listę metod (wywiad, obserwacja, przegląd dokumentów, pobór próbek) oraz arkusz ryzyk i zasobów.

Dariusz Kowalczyk

Literatura:

1. ISO 19011:2018 – Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania – wydanie 3, 2018